株式会社FlipClap（以下「当社」）が提供するFormlyHubにおける、情報の取扱いを説明します。フォームを設置するお客様の登録情報と、お客様がフォームを通じて収集する回答・添付ファイルは区別して取り扱います。
1. 取り扱う情報と目的
- アカウントと契約
- 氏名、メールアドレス、パスワードのハッシュ、認証に必要な情報、契約プラン、決済代行サービスの識別子と契約状態。本人確認、サービス提供、請求、お問い合わせへの対応に利用します。
- フォームと回答
- フォームの設定、設置者が指定した項目への回答、添付ファイルとその情報、送信日時、IPアドレス、ブラウザ情報、参照元のドメイン、分類結果など。回答の受付・表示、通知、不正利用防止、保存と削除のために処理します。回答の内容には個人情報が含まれる場合があります。
- 通知と連携の設定
- 通知先メールアドレス、メールの設定、外部連携の送信先・認証情報・送信対象。お客様が指定した通知や連携を実行するために処理します。
- 運用上の記録
- アクセス、処理結果、エラー、送信・決済イベント等の記録。セキュリティ対策、障害調査、問い合わせ対応に利用します。これらの記録は、利用目的の達成と法令上必要な範囲で取り扱います。
フォーム設置者は、収集する情報、利用目的、問い合わせ先を送信者へ説明します。送信者からの回答内容に関する請求は、まず当該フォーム設置者へご連絡ください。当社はサービス提供者として、設置者からの適切な依頼に対応します。
2. 外部サービスと送信先
決済にはStripe、サービスの提供にはサーバー・ストレージ・メール配信等の外部サービスを利用します。委託先へは目的に必要な情報を提供します。カード番号はStripeが取り扱い、当社のアプリケーションでは保管しません。外部サービスの利用にあたっては、委託先の情報管理を確認し、必要な監督を行います。外国で情報が取り扱われる場合は、適用される法令に従って対応します。
メール通知・自動返信が有効な場合、回答等が設定された宛先へ送られます。外部連携が有効な場合、設定された回答・分類結果等が、お客様の指定した送信先へ送られます。送信先や第三者サービスに残るコピーは、その管理者・サービスの方針に従います。
3. AIによる分類を利用する場合
入力中の分類（Adaptive Form）では、機能が有効なフォームに限り、指定された本文欄の内容とフォームの設定情報をTypeSafe AIの分類サービス（Jev）へ送ります。送信ボタンを押す前や、最後まで送信しなかった入力内容も処理対象となり、入力中に複数回送られる場合があります。本文自体に氏名や相談内容等が書かれていれば、それらも含まれます。管理画面のプレビューで入力した内容も同様です。
送信後の分類機能（Actions）では、有効にした場合に、選択された回答項目と分類の設定を分類サービスへ送り、結果や処理履歴を保存します。分類結果は参考情報であり、人による確認が必要です。
当社は送信されなかった入力本文を回答データとして保存しません。そのため、当社に記録がない本文を特定して削除することはできません。AIによる分類の対象と送信先を確認し、送信者への説明と必要な同意を行ったうえで利用してください。
4. 保存期間と削除
フォーム回答・添付ファイルは受信から180日を保持期限とし、自動削除の運用開始後は、期限到来後に順次完全削除します。削除は、登録されている確認済みメールアドレスへの予告メールの送信から14日以上経過した後に行います。メールの到達は保証されないため、管理画面の表示もご確認ください。削除後は管理画面から復元できません。必要な内容・添付は期限までに保存してください。
障害復旧用バックアップは通常利用せず、定めた保持期間（現在14日）経過後に消去されます。送信済みメール、CSV、外部連携先、利用者が保存したコピーはこの削除の対象外です。アカウント、契約、監査・運用記録は、回答とは区別し、サービス提供、法令上の義務への対応、安全管理等に必要な範囲で保持します。
フォーム削除・退会では、当社管理下の回答、添付ファイル、関連する派生データを削除する処理を行います。データ量や外部ストレージの処理により完了まで時間がかかることがあります。メール、CSV、外部連携先のコピーや、Stripeの請求履歴は別途取り扱われます。
5. 安全管理とCookie
認証、アクセス権限の制御、通信・保存先の保護、記録の管理により情報を保護します。
管理画面ではログイン状態の維持や不正な操作の防止にCookieを使用します。フォームの不正利用対策でGoogle reCAPTCHAを利用する場合があります。各フォームでの適用状況を確認してください。
6. 開示・訂正・利用停止等のご相談
ご自身の登録情報について、開示、訂正、削除、利用停止等をご相談いただけます。本人確認を行い、関係法令に従って対応します。お問い合わせは運営会社のお問い合わせフォームからお願いします。回答に関するご相談はフォーム設置者の窓口もご確認ください。
7. 事業者と変更のお知らせ
運営会社は株式会社FlipClapです。代表者と所在地は公式会社案内をご確認ください。内容を変更する場合は変更内容と適用時期を案内します。